El decálogo del comité de dirección eficiente

Las reuniones de comité de dirección se han convertido para muchas empresas en un encuentro tedioso, sin apenas debate, con mucho Power Point y pocas decisiones que, en muchos casos, solo están en manos de la Dirección General. Consumen muchas horas a sus miembros y su eficiencia está más que cuestionada. De hecho, en las reuniones del Comité de Dirección solo un 2% del tiempo se dedica a la función principal: tomar decisiones.

La revitalización de los Comités de Dirección pasa por dejar de ser Comités y pasar a ser Equipos de Dirección. A un Comité se acude, a un Equipo de Dirección se pertenece.

Esta transformación engloba pequeños cambios estructurales que resumimos en este decálogo.

  1. El comité de dirección tiene cuatro objetivos claros

Informar, debatir, decidir y rendir cuentas.

comité de dirección

Imagen: Pixabay

  1. Unidad

Todos los miembros deben asumir que son parte de un proceso total, interrelacionado y con sentido finalista. Cuando se reúnen, dejan de ser solo representantes de los intereses de su unidad organizativa para pasar a ser la voz conjunta de la empresa.

  1. Cordialidad genuina

Si un Comité quiere pasar a ser un Equipo, no es suficiente con que las relaciones entre sus miembros sean educadas con pactos de no agresión. Un debate fértil requiere poder exponer las opiniones de sus miembros desde la aceptación de la buena fe y el deseo de progreso de las partes. Las responsabilidades y los problemas deben de ser compartidos dentro y fuera de la reunión. De nada sirve llegar a un acuerdo para dinamitarlo más tarde a escondidas.

  1. Conectados siempre

Un Comité de Dirección tiene una actividad puntual en el calendario, pero un Equipo de Dirección permanece conectado más allá de los encuentros periódicos. Esta relación aumenta la sintonía y las sinergias entre sus miembros.

  1. La agenda y el acta deben evitar el Día de la Marmota

Son las dos herramientas fundamentales para garantizar que no se pierde el tiempo. Deben de tener un sentido de propósito, un plan con los compromisos globales adquiridos y un esquema claro de seguimiento que garantice el cumplimiento de los objetivos marcados: quién hará qué y cuándo. Así se evitará que los temas no se cierren y reaparezcan en las agendas como una sinfonía inacabada.

  1. Documentación, la justa y el trabajo hecho en casa

No se trata de llenar el tiempo con presentaciones eternas ni de ahogar a los otros miembros entre dosieres. Todos deben llegar a la reunión con los documentos leídos, comprendidos, con aportaciones que predispongan a un debate profundo y enriquecedor. Las exposiciones deben ser concisas y ejecutivas para que la mayor parte del tiempo se dedique a debatir y tomar decisiones.

  1. Confianza vs. Personalismos

El Equipo debe beneficiarse de la confianza, la complementariedad y las relaciones de ayuda de sus miembros. Es imprescindible blindar el equipo contra los personalismos y el “vedetismo”.

  1. Roles y responsabilidades claras

Los miembros deben de tener claro cuál es su papel en el camino hacia el objetivo común y qué se espera de ellos para lograrlo. Cuando no están claros los roles de la Dirección General, la de los miembros o la del Secretario, las reuniones se eternizan y se convierten en un toma y daca estéril que acarrea cansancio psicológico.

  1. Evitar el “micro management”

En muchos casos, las decisiones llegan tomadas de antemano en las reuniones de la Dirección General y el encuentro del Comité se convierte en un mero teatro. Es responsabilidad del Director General separar claramente qué temas son de la gestión del día a día y cuales le corresponden al Comité de Dirección.

  1. Romper los esquemas

¿Por qué la reunión debe ser liderada siempre por el Director General? Si cada reunión la dirige un miembro distinto del Comité se gana en dinamismo y en sentido de pertenencia. Del mismo modo, ¿por qué deben de ser reuniones blindadas a niveles de management inferiores? Muchas veces, los verdaderos conocedores de la enjundia y la realidad de los temas son los expertos que han preparado la documentación para el Comité. Invitarlos periódicamente a las reuniones permite darles visibilidad, evaluar su talento y conocer de primera mano los posibles sustitutos de los actuales miembros.

En definitiva, otro comité de dirección es posible a través de unos sencillos pasos.

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