Cómo saber cuándo responder a un email #AdqualisRecomienda

“¿Tengo que responder ahora mismo?” es una pregunta que todos nos hemos hecho alguna vez tras haber leído un email en el trabajo, bien porque ya hayamos acabado la jornada laboral o bien porque tengamos otras tareas más urgentes. Aunque no hay una regla de oro acerca de cuándo responder a un email, sí que existen algunas pautas que nos pueden ayudar a decidir cuándo es más oportuno hacerlo. Hoy recomendamos este artículo de The Muse que explica, según el tipo de email en cuestión, si conviene responder de inmediato, tras un día de espera, o tras más de un día.

1. RESPONDER DE INMEDIATO

Es oportuno responder de inmediato a aquellas personas que esperan que así lo hagas, como pueden ser tu superior o un cliente exigente. En algunos casos, el remitente de un email te pide directamente que respondas cuanto antes, cosa que conviene hacer con tal de cumplir sus expectativas. También es oportuno hacerlo en casos de urgencia, como cuando ocurren imprevistos que se deben solucionar rápidamente o si se acerca una fecha de entrega para un proyecto.

2. RESPONDER TRAS UN DÍA DE ESPERA

Cuando recibes un email que no es urgente fuera del horario laboral, puedes dejar que pase un día antes de contestar. Responder al día siguiente también es una opción adecuada cuando el contenido del email requiere una acción por tu parte. Por ejemplo, en caso de que el remitente te haga una pregunta que debes consultar con otro compañero, o si se trata de un tema sensible al cual debes responder de forma meditada.

3. RESPONDER TRAS MÁS DE UN DÍA DE ESPERA

Es preferible responder tras más de un día de espera cuando recibes un email considerablemente largo, ya que es probable que tu respuesta también deba serlo. Otras veces debes elaborar un informe u otro tipo de documento para adjuntarlo al email, y aunque pueda llevar unos días terminarlo, es importante que el archivo esté completo antes de responder. Por último, dejar pasar unos días es oportuno si no estás disponible y el remitente lo sabe, ya sea porque estás de vacaciones y has enviado una notificación automática para comunicarlo, o porque estás de viaje por trabajo.

Responder a un email puede parecer una tarea de lo más sencilla, pero no lo es tanto dependiendo del remitente y el contenido. Por ello, conviene analizar la situación y decidir cuándo es más oportuno responder, con tal de priorizar los emails que requieren una respuesta inmediata a la vez que se invierte el tiempo necesario para responder como es debido.